Si on prend l'exemple d'une maison, vous pourrez difficilement vous lancer dans sa construction sans avoir établi auparavant les plans. Vous pouvez le faire, mais vous risquez surement d'oublier certains éléments ou certaines étapes cruciales pour l'avancée de votre chantier.
Pour un projet digital, différentes raisons font qu'il est indispensable de rédiger ce cahier des charges. Un simple brief n'est parfois pas suffisant pour que le prestataire puisse avoir une vision précise du projet et puisse vous donner un retour chiffré.
Avoir un document de travail unique
Pour pouvoir avancer sur votre projet, il sera d'autant plus facile que vous travaillerez sur un document de travail unique. Cette méthodologie limite les risques d'oubli, les risques de confusion et d’incompréhension entre les différents interlocuteurs. Si vous êtes amené à signer avec un prestataire, vous allez vous appuyer sur le cahier des charges. Mieux vaut que vous parliez bien de la même chose.
Présenter le contexte et l'environnement aux prestataires
Mettre sur papier votre projet va vous obliger à présenter le contexte à vos potentiels prestataires. En expliquant le contexte de votre projet, les différents prestataires pourront comprendre qui vous êtes et quel est l'environnement du projet. Les prestataires pourront comprendre quelle sera la finalité de l'outil développé. Ces informations qui peuvent sembler généralistes, pourront peut-être orienter les choix technologiques des prestataires. Par exemple, si vous souhaitez développer votre site à l'international, le fait que votre site soit multilingue va avoir des conséquences sur toute son organisation.
Définir son besoin avec l'ensemble des fonctionnalités
Dans votre cahier des charges vous allez devoir décrire le plus précisément possible votre besoin. Les prestataires peuvent vous aider à le mettre en forme, mais ils ne pourront pas le définir à votre place. Dans la description de votre besoin, vous allez réfléchir et penser vos différents scénarios utilisateurs ainsi que les fonctionnalités que vous souhaitez voir développer dans votre outil. En listant toutes ces fonctionnalités dès le départ de votre projet, vous anticipez des potentielles évolutions qui sont souvent une source de surcoût du projet.
Permettre aux prestataires de pouvoir chiffrer le projet
Une question que se posent presque tous les porteurs de projet, est: combien va me coûter le développement de mon projet digital ? Pour pouvoir avoir un retour le plus précis possible de la part de vos prestataires, la rédaction d'un cahier des charges est indispensable. A la lecture du cahier des charges, les prestataires vont évaluer si ils sont compétents pour développer l'outil le temps qu'il leur sera nécessaire et ils vont vous préciser les éléments dont ils auront besoin. Ainsi ils seront en mesure de vous préciser l'enveloppe budgétaire pour le projet. Pour vous, le fait que vous ayez un document de travail unique, vous pourrez plus facilement comparer les réponses de vos différents prestataires.
Répartir les missions entre les différents prestataires
Certains prestataires ne pourront répondre qu'à une seule partie. Avec un cahier des charges précis, il vous sera plus facile de définir les missions de chacun. Lorsque vous allez avoir le retour de vos différents prestataires, vous pourrez mettre à jour votre document en cadrant le rôle et les missions de chacun. Ce document va devenir votre plus précieux outil de pilotage pour coordonner l'avancée du projet.
Suivre et piloter le développement
Maintenant que vous vous êtes mis d'accord sur votre projet avec les différents prestataires, tout le monde a le même support de travail. Les prestataires vont s'attacher à produire les rendus qui sont écrits sur le cahier des charges, et vous, vous pourrez vérifier que ce qui a été validé avec eux, soit bien réalisé. Vos prestataires vont s'engager sur le cahier des charges.
Pour vous aider à rédiger un bon cahier des charges, vous pouvez consulter notre article Comment rédiger un bon cahier des charges . Maintenant que vous savez pourquoi il est important de rédiger ce cahier des charges, à vous de jouer !